Полезные советы, как сократить список дел
Ваши дни кажутся безумно загруженными, а список дел наполняется бесконечным запасом задач? Календарь переполнен, а рабочий день – это непрерывная беготня от одного дела к другому? Пришло время сделать шаг назад, выделить несколько минут, и сократить список дел до самого необходимого.
Представьте на мгновение, что у вас в списке на сегодня всего несколько вещей, и покой, который исходит из этого простого факта. А теперь вообразите свой рабочий день, день простоты, сосредоточенности и значительных достижений. Представьте, что вместо 10 мелочей, которые не имеют большого значения, вы делаете одну вещь, которая действительно повлияет на ваш бизнес, на то, кем вы являетесь, на будущее. Чтобы сделать это, потребуется сосредоточенность и энергия, а также немного упрямства.
Как сократить список дел до действительно необходимого:
- Сосредоточьтесь на своих целях. Чтобы понять самое важное, необходимо сначала узнать, чего вы пытаетесь достичь. Если у вас нет целей, то нет возможности узнать, важна ли определенная задача. Найдите несколько минут, чтобы просмотреть свои цели, или написать их в первый раз. Где вы хотите быть через 10 лет? Что вы можете сделать, чтобы достичь этого в этом году? Что ты будешь делать в следующие несколько месяцев? А что ты можешь сделать на этой неделе? Ставя эти цели, вы составляете дорожную карту. Сосредоточьтесь на одной цели, пока она не будет достигнута, а затем сосредоточьтесь на следующей.
Читать в тему: Как спланировать день для лучшей продуктивности?
- Знайте свою ценность. Если вы не цените себя, вы не цените свое время. И тогда вы будете отвечать «да» на каждый запрос, и ваш список дел всегда будет переполнен. Найдите несколько минут, чтобы подумать о своих навыках, оцените себя. Подумайте, сколько вы хотите, чтобы ваше время стоило. А теперь не принимайте работу, которая не стоит вашего времени и ценности.
- Финансовая перспектива. Посмотрите на свой список дел: какие из них действительно важны? Какие из них принесут вам больше всего денег, дадут наибольшее признание и окупятся в долгосрочной перспективе? Поставьте звездочку рядом с этими задачами. Если в вашем списке нет ни одной из этих задач, подумайте о том, чтобы придумать несколько. Вот на чем вам следует сосредоточиться.
- Вычеркните ненужные задачи. Теперь, когда вы знаете, какие задачи действительно важны, посмотрите, что вы можете устранить. Некоторые из них действительно можно сразу вычеркнуть.
- Продуктивное утро. Выделяйте большое количество времени каждое утро для работы над отмеченными вами задачами – теми, которые действительно имеют значение. Это тихое время, когда можно по-настоящему продуктивно работать. Очистите свой календарь по утрам, ничего не планируйте, выключите телефон и электронную почту, уберите свой рабочий стол, – займитесь целями.
- Выберите три вещи. Если в вашем списке 20 вещей, просто выберите на сегодня три. Но вы хотите сделать пять или семь? Будьте безжалостны. Расставьте приоритеты и выберите только три. Напишите эти три на отдельном листе бумаги, и это ваш список дел на сегодня. Убедитесь, что хотя бы один из них ведет к вашей краткосрочной цели на этой неделе. Две другие задачи обязательно должны быть отмечены звездочкой – это действительно очень важные задачи.
- Прекратите встречи. Встречи – почти всегда пустая трата вашего времени. Если вы контролируете их, устраните их. Попросите людей сообщать обо всем по электронной почте. Сотрудничайте с помощью онлайн-инструментов. Или устраивайте встречи один на один, по 5-10 минут, и объединяйте их в один час после обеда. Если вы их не контролируете, покажите своему боссу, почему вам не следует присутствовать на собрании и чего вы можете добиться, если пропустите. К примеру, сделайте презентацию, от которой ваш босс не сможет отказаться.
Читать: Полезные советы утром для эффективного дня
- Переложите ненужные обязанности. Еще раз взгляните на свой список дел. Есть ли там вещи, которые вам не нужно делать? Отдайте их кому-нибудь еще, например, коллегам, домашним близким. Всегда знайте, что вам нужно сделать, а что нет.
- По умолчанию – «нет». Вместо того, чтобы отзываться на каждую просьбу, научитесь говорить «нет». Принимайте только те задачи, которые действительно должны быть выполнены вами, стоят вашего времени, и принесут максимальную пользу в долгосрочной перспективе. Скажите всем остальным: «Нет», как бы сильно это не звучало. Или отложите ответ, попросите подойти с вопросом снова на следующей неделе. Часто просьба уходит сама собой.
- Переместите задачи в папку. У вас есть другие небольшие задачи, которые нужно выполнить сегодня, и их нет в вашем списке из трех задач на сегодня? Поместите эти задачи в отдельную папку или в другой список, и уберите в ящик. Выделите около часа позже днем, и обработайте эти небольшие задачи в пакетном режиме. Телефонные звонки, быстрые чаты, документы, – все что угодно. Вы можете сделать их очень быстро и одновременно. Это лучше, чем разбрасывать эти задачи в течение дня.
- Однозадачность. Когда вы собираетесь сосредоточиться на одной из трех важных задач на сегодня, действительно сконцентрируйтесь. Избавьтесь от всех отвлекающих факторов, включая Интернет, электронную почту, телефоны и беспорядок на рабочем столе. Не позволяйте ничему мешать. То же самое, если вы собираетесь встретиться с кем-то один на один (как упоминалось выше) или выполнять пакетную обработку небольших задач – делайте по одной задаче. Многозадачность просто утомит вас, и сделает менее продуктивным. Многозадачность действительно эффективна только в большем масштабе. Например, выполнение нескольких проектов в течение месяца, вместо нескольких задач одновременно.
- Установите время для электронной почты. Это, наверное, самая сложная задача для большинства из нас. Электронная почта – это то, чем мы привыкли заниматься в течение дня. Но на самом деле для большинства людей на электронную почту не нужно сразу отвечать. Управляйте ожиданиями тех, с кем вы общаетесь. Дайте им знать, что вы отправляете электронную почту только один раз в день, и они не ждут немедленного ответа. Если для вас это невозможно, ограничьте электронную почту интервалами, вместо того, чтобы работать с ней в течение дня. Делайте это 2–3 раза в день, или один раз в час по 5 минут, но не в течение часа. Электронную почту стоит внести в список отмеченных задач, как и все чаты в мессенджерах.
